Guide & hjælp til landinspektører

Bygget til landinspektørens hverdag

NextSign er et webbaseret system til digitale underskrifter og sikker dokumentdistribution. Sammen med landinspektører har vi udviklet en løsning, hvor naboorienteringer, servicemeddelelser og dokumenter til underskrift sendes direkte til e-Boks – via adresse, CPR- eller CVR-nummer – uden at du behøver at kende modtagerens e-mail.

Kan en modtager ikke nås digitalt, f.eks. på grund af navne- og adressebeskyttelse, sender vi automatisk et fysisk brev i stedet. Kombineret med den fulde log over modtagelse, åbning og underskrift har du altid dokumentationen i orden.

Videoguides

Korte videoer, der viser de vigtigste arbejdsgange i NextSign – fra din første sag til avancerede masseforsendelser.

Ofte stillede spørgsmål

Svar på de spørgsmål, vi oftest får fra landinspektører.

• Hvordan opfylder jeg orienteringspligten, hvis modtageren er navne- og adressebeskyttet?

  Når du sender via adresse til e-Boks, forsøger vi først digital levering. Melder e-Boks tilbage, at personen ikke kan nås – f.eks. på grund af navne- og adressebeskyttelse eller fravalgt digital post – sender vi automatisk et fysisk brev via DAO eller PostNord. Det kræver blot, at jeres kommunikationsskabelon er sat op med 'Fallback til DAO', og at fluebenet 'Fallback til brev' er sat på sidste trin, når du opretter sagen.

• Geodatastyrelsen afviser en MitID-underskrift fra en beskyttet person – hvad gør jeg?

  Når en person er navne- og adressebeskyttet, kan signaturtjenesten ikke verificere navnet på underskriveren, og GST godtager derfor i nogle tilfælde ikke underskriften alene. Løsningen er at slå 'CPR-validering' til på modtageren: Så bekræfter systemet personens CPR-nummer, inden dokumenterne kan tilgås, og GST godtager underskriften, fordi det kan bevises, hvem der har skrevet under.

• Skal jeg kende modtagerens e-mail for at sende en orientering?

  Nej. Via e-Boks kan du sende til en adresse (vi validerer den mod BBR og DAWA), et CPR-nummer eller et CVR-nummer. Udfylder du kun adressen, rammer vi alle beboere over 15 år; udfylder du også navnet, rammer vi kun den person. Ved CVR-numre finder vi selv virksomhedens digitale postkasse.

• Hvordan importerer jeg mange modtagere på én gang?

  På modtager-trinnet i sagsoprettelsen finder du 'Importér'. Her kan du hente modtagere fra en CSV- eller Excel-fil, fra din kontaktbog eller ved at indsætte en liste af CVR-numre. Kolonnerne mappes automatisk til navn, e-mail, telefon og adresse – og du kan rette mappingen, inden du importerer. Har I Ejerfortegnelses-integrationen, kan du samtidig vælge at erstatte de importerede adresser med de tinglyste ejere.

• Hvad gør Ejerfortegnelses-integrationen?

  Den slår ejendommens tinglyste ejere op direkte i Ejerfortegnelsen via Datafordeleren ud fra en adresse. Ved import kan du sætte flueben i 'Find reelle ejere via ejerfortegnelsen', hvorefter systemet erstatter dine importerede adresser med de registrerede ejere – både personer og virksomheder. Integrationen aktiveres efter aftale, så kontakt os, hvis I ikke har den endnu.

• Hvordan fungerer en masseforsendelse?

  Du vælger en formular eller et standardiseret dokument som grundlag, uploader dit regneark og vælger selv ark og overskriftsrække. Kolonnerne mappes automatisk til både modtagerfelter og fletfelter i dokumenterne. Hver modtager kan få en leveringskæde – f.eks. e-Boks først, derefter SMS og e-mail – og inden afsendelse ser du en gennemgang, hvor rækker med fejl kan udelades. Systemet opretter én sag pr. række, og din opsætning gemmes løbende som kladde, så du kan fortsætte senere.

• Kan jeg sende påmindelser til modtagere, der ikke har underskrevet?

  Ja – på e-mail- og SMS-forsendelser sender vi automatisk påmindelser (som standard 2 påmindelser med 3 dages mellemrum), og du kan altid sende en manuel påmindelse fra sagsoverblikket. e-Boks understøtter ikke påmindelser, men her viser loggen i stedet, at forsendelsen er leveret – og du kan tilføje modtagerens e-mail, hvis du vil påminde ad den vej.

• Hvilke dokumenttyper kan jeg sende – og hvor mange?

  PDF, Word/DOCX og Excel. Word-dokumenter konverteres automatisk til PDF inden afsendelse. Du kan uploade op til 25 dokumenter pr. sag, og du kan markere et dokument som bilag, så det ikke skal underskrives.

• Er en underskrift uden CPR-validering lige så bindende?

  Ja. CPR-validering handler ikke om underskriftens gyldighed, men om at lægge dokumenterne bag et login, så kun den rette modtager kan se dem. Selve MitID-underskriften er lige så juridisk bindende uden CPR-validering.

• Hvordan får en ny kollega adgang til NextSign?

  Jeres superbruger kan sende et registreringslink til manuelt login, eller I kan logge ind med Microsoft Entra ID (Azure), hvis jeres organisation bruger det. Har en kollega mistet adgangen – glemt kodeord, ny telefon eller låst konto – er det også superbrugeren, der genopretter adgangen. Står I helt uden en aktiv superbruger, kontakter I os på support@nextsign.dk.