Kontakter, grupper og import

Kontaktbogen samler de modtagere, I sender til igen og igen, med navn, e-mail, telefon, adresse og stilling. Kontakter kan samles i grupper, så du kan tilføje for eksempel hele bestyrelsen til en sag med ét klik.

Har I allerede jeres kontakter i et regneark, kan du importere dem på én gang. Videoen viser det hele og slutter med at hente en gruppe ind på en sag.

Sådan gør du

1. Åbn Kontakter. Gå til Kontakter i menuen under Indstillinger.
2. Opret en kontakt. Klik på "Opret ny kontakt", og udfyld navn, e-mail og telefon. Du kan også vælge, hvilke grupper kontakten skal være med i.
3. Opret en gruppe. Klik på "Ny gruppe", giv gruppen et navn, og sæt flueben ved de kontakter, der skal være med.
4. Importér et regneark. Klik på "Importer kontakter", og upload en Excel- eller CSV-fil. Kolonner med overskrifter som navn, e-mail, telefon, adresse og stilling bliver genkendt automatisk.
5. Tjek og importér. Se forhåndsvisningen, ret koblingen af kolonner, hvis det er nødvendigt, og importér kontakterne. Du kan også lægge dem direkte i en gruppe.
6. Brug kontakterne på en sag. Under modtagerne på en sag klikker du på "Importer kontakter". Vælg enkelte kontakter, eller klik på en gruppe for at tilføje alle medlemmerne.

Godt at vide

• Ved import kan du vælge at opdatere kontakter, der allerede findes, så du ikke får dubletter.
• En kontakt kan være med i flere grupper.
• Har filen ingen overskrifter, kan du slå overskriftsrækken fra og koble kolonnerne selv.

Spørgsmål og svar

Hvilke filtyper kan jeg importere?

CSV, XLSX og XLS.

Hvad hvis min fil har andre kolonneoverskrifter?

Så kobler du selv kolonnerne til de rigtige felter i forhåndsvisningen, før du importerer.

Bliver kontakterne delt med mine kolleger?

Ja. Kontaktbogen er fælles for virksomheden.