Send som e-Boks-brev eller fysisk brev
Se, hvordan du indretter e-Boks-skabelonen i NextSign: brev med link eller sagens dokumenter, læsekvittering, og fysisk brev med posten, hvis modtageren ikke har e-Boks.
e-Boks-skabelonen bestemmer, hvad modtageren får i sin e-Boks: et brev med link, et brev med sagens dokumenter eller kun dokumenterne. Den styrer også læsekvittering, og om brevet skal sendes med posten, hvis modtageren ikke har e-Boks.
Videoen viser skabelonen, og hvordan det ser ud på sagen bagefter. Selve afsendelsen til e-Boks har sin egen guide. Herunder er fremgangsmåden beskrevet.
Sådan gør du
- Åbn skabelonen. Gå til "Kommunikation", vælg e-Boks, og klik på "Rediger" ved skabelonen.
- Skriv beskeden. Under "Beskeden i e-Boks" skriver du titlen, som modtageren ser i sin e-Boks, og teksten på knappen, der åbner sagen. Du vælger også, hvor længe knappen vises.
- Vælg læsekvittering. Under "Læsekvittering" vælger du, om modtageren skal bekræfte, at brevet er åbnet. Med "Påkrævet" kan brevet først læses, når modtageren har bekræftet. Læsekvittering kræver opsætning hos e-Boks, som NextSign hjælper med.
- Vælg indholdet. Vælg "Brev med link", "Brev og dokumenter" eller "Kun sagens dokumenter". De to første kræver et brev, som du uploader som .docx med tags eller som .pdf.
- Fysisk brev. Sæt flueben ved "Send fysisk brev, hvis modtageren ikke har e-Boks", hvis brevet skal sendes med posten, når modtageren ikke har e-Boks. Klik på "Gem".
- Send sagen. Når du sender en sag med skabelonen, er "Fallback til brev" slået til fra start. Du kan slå det fra på den enkelte sag.
- Følg med på sagen. På sagen står der "Åbnet" med tidspunkt, når modtageren har åbnet brevet, og du kan åbne kvitteringen med "Se kvittering".
Godt at vide
- Læsekvittering gælder den første forsendelse, ikke påmindelser eller breve sendt med posten.
- Et fysisk brev kræver, at modtagerens adresse står på dokumentet. Vælger du "Kun sagens dokumenter", skal du derfor sætte flueben ved "Sæt modtagerens adresse på dokumentet".
- I en masseudsendelse kan du bagefter sende et fysisk brev til e-Boks-modtagere, der endnu ikke har reageret, med "Send brev" i statistikken.
- e-Boks og fysiske breve kan kun sendes til danske adresser.
Spørgsmål og svar
Hvad sker der, hvis modtageren ikke har e-Boks?
Er "Send fysisk brev, hvis modtageren ikke har e-Boks" slået til, sendes brevet med posten i stedet. Ellers bliver der ikke sendt noget, og du ser fejlen på sagen.
Kan jeg se, om brevet er læst?
Ja, når skabelonen beder om læsekvittering. Så står der på modtageren, hvornår brevet blev åbnet, og kvitteringen gemmes på sagen.
