Avancerede felter i Word-skabeloner

Se, hvordan en Word-skabelon får lister, betingede afsnit, logo, globale felter og rullelister, og hvordan det ser ud, når sagen udfyldes.

En Word-skabelon kan mere end at sætte en tekst ind. Med et par ekstra mærker i krøllede parenteser kan et afsnit komme med eller blive væk, en linje gentages for hver ydelse, jeres logo og firmaoplysninger sættes ind af sig selv, og afsnitsnumrene passe, uanset hvad der er med.

Videoen viser en skabelon med det hele og en sag, hvor felterne udfyldes. Herunder står, hvordan du skriver felterne i Word.

Sådan gør du

1. Afsnit, der kun er med nogle gange. Skriv {#rabat} i et afsnit for sig over teksten og {/rabat} i et afsnit for sig under den. På sagen bliver rabat et ja eller nej. Er det nej, er teksten imellem helt væk. Med {^rabat} i stedet for {#rabat} kommer teksten kun med, når svaret er nej.
2. Lister. Skriv {#ydelser} og {/ydelser} i hver sit afsnit, og felterne til én linje imellem, for eksempel {beskrivelse}: {pris} kr. Linjen gentages for hver ydelse, der tilføjes på sagen. Står mærkerne i første og sidste celle i en tabelrække, gentages rækken.
3. Globale felter. Felter som {company_name}, {company_address_full}, {company_cvr} og {today} udfyldes automatisk med jeres oplysninger og dagens dato. Under "Globale felter" på siden Dokumenter ser du alle felterne med deres værdier, og med "Tilføj felt" laver I jeres egne faste felter.
4. Logo. Skriv {@company_logo} i et afsnit for sig, så sættes kontoens logo ind. Størrelse og placering skrives i navnet, for eksempel {@company_logo_w160_center} for 160 pixel bredt og centreret, eller {@company_logo_h60_right}.
5. Afsnitsnumre. Skriver du numrene selv, for eksempel 3. Rabat og 4. Fortrolighed, bliver de talt om, når et betinget afsnit ikke kommer med. Word's egen automatiske nummerering klarer sig selv.
6. Feltindstillinger. Åbn dokumentet, og fold "Dokumenttags" ud. Her giver du felter et navn og en type. Med "Felttype" kan et felt blive en "Rulleliste" eller "Valgknapper" med faste valg, som du tilføjer med "Tilføj valgmulighed". Klik på "Gem".
7. Udfyld og se resultatet. Start en sag med "Enkelt sag", udfyld felterne under "Dokumentfelter", og klik på dokumentet under "Overblik" for at se det færdige dokument.

Godt at vide

• Et felt kan også vises kun, når et andet felt har en bestemt værdi, for eksempel rabatprocenten kun, når rabat er slået til. Det indstiller du under "Synlighed" i feltets indstillinger.
• Felter for afsenderen, som {sender_name}, udfyldes med den person, der sender sagen.
• Modtagerfelter som {kunde_name} og {kunde_email} og ja eller nej-felter for hvert valg i en rulleliste virker kun i formularer, ikke i almindelige dokumenter.

Spørgsmål og svar

Hvorfor kommer logoet ikke med?

Mærket skal stå helt alene i sit eget afsnit, og kontoen skal have et logo i PNG eller JPEG. SVG og WebP kan ikke sættes ind i et Word-dokument.

Hvad sker der, hvis et globalt felt ikke er udfyldt?

Så står feltet tomt i dokumentet. Udfyld værdien én gang under "Globale felter", så kommer den med i alle dokumenter.