Introduktion

VS Automatic, en førende virksomhed inden for elektriske installationer, har taget skridtet mod digitalisering ved at implementere NextSign som deres løsning for elektroniske underskrifter. Besøg VS Automatics hjemmeside for at lære mere om deres services. Vi har talt med Torben Steffensen fra VS Automatic om, hvordan NextSign har påvirket deres daglige arbejdsgange og bidraget til at optimere deres forretning.

Fleksibilitet i fokus

For mange virksomheder er fleksibilitet en afgørende faktor, når det kommer til valg af digitale løsninger. VS Automatic er ingen undtagelse. De opererer i en branche, hvor hurtige tilpasninger og effektivitet er nøglen til succes. Med NextSign har de fundet en løsning, der kan skræddersys til deres unikke behov og processer.

"Vi har valgt NextSign først og fremmest på grund af den store fleksibilitet, systemet tilbyder"

fortæller Torben Steffensen. Denne fleksibilitet har gjort det muligt for VS Automatic at integrere elektroniske underskrifter problemfrit i deres eksisterende arbejdsprocesser uden at skulle ændre på deres kerneoperationer.

Integration med økonomisystemet

En af de største udfordringer for mange virksomheder er at få nye systemer til at arbejde sammen med eksisterende software. For VS Automatic var det afgørende, at deres nye underskriftsløsning kunne integreres med deres økonomisystem for at sikre en glidende informationsflow.

"Integration med vores økonomisystem gør det muligt hurtigt og nemt at sende dokumenter til underskrift"

forklarer Torben. Ved at koble NextSign direkte til økonomisystemet kan VS Automatic nu generere og sende dokumenter til underskrift uden at skulle eksportere eller importere data manuelt. Dette har reduceret risikoen for fejl og sparer betydelig tid i deres daglige operationer.

Automatisering sparer tid

Tid er en værdifuld ressource, især når det kommer til administrative opgaver. VS Automatic har udnyttet NextSigns funktioner til at automatisere flere trin i deres dokumenthåndtering.

"Ved at bruge allerede oprettede kundedata i skabeloner hos NextSign sparer vi en arbejdsgang"

bemærker Torben. Ved at implementere skabeloner og genbruge eksisterende data undgår de gentagne indtastninger, hvilket ikke kun sparer tid men også reducerer risikoen for menneskelige fejl. Automatiseringen har gjort det muligt for medarbejderne at fokusere på mere værdiskabende aktiviteter.

Automatisk arkivering med API

Effektiv dokumenthåndtering stopper ikke ved underskrift; arkivering er også en kritisk del. VS Automatic har udnyttet NextSigns API til at automatisere denne proces fuldstændigt.

"Når dokumentet er underskrevet, kan vi ved hjælp af API'et automatisk gemme det i vores egen database, hvilket tidligere var en manuel proces"

siger Torben. Denne automatisering sikrer, at alle dokumenter er korrekt gemt og nemt tilgængelige for fremtidig reference. Det eliminerer behovet for manuel arkivering, hvilket yderligere reducerer arbejdsbyrden og minimerer risikoen for fejl eller tab af vigtige dokumenter.

Fleksibel prissætning

Økonomi spiller altid en rolle i valget af nye systemer. VS Automatic værdsætter NextSigns fleksible prissætningsmodel, der er baseret på faktisk forbrug.

"Prissætningen er også meget fleksibel, da vi kun betaler for vores faktiske forbrug, hvilket er en stor fordel"

understreger Torben. Denne model gør det muligt for dem at skalere op eller ned afhængigt af deres behov uden at være bundet af faste omkostninger. Det gør løsningen mere økonomisk bæredygtig, især i perioder med varierende arbejdsbyrde.

Fordele for mindre virksomheder

Den fleksible prissætning og skalerbarhed gør NextSign til en attraktiv løsning ikke kun for større virksomheder som VS Automatic, men også for mindre virksomheder.

"Dette kan også gavne mindre virksomheder, som har brug for elektronisk underskrift"

påpeger Torben. Ved at tilbyde en løsning, der kan tilpasses forskellige virksomhedsstørrelser og behov, gør NextSign det muligt for mindre aktører at drage fordel af digitalisering uden store initiale investeringer.

Reducerede omkostninger og standardiserede arbejdsgange

Implementeringen af NextSign har haft en mærkbar positiv effekt på VS Automatics bundlinje og effektivitet.

"Vi har reduceret vores omkostninger i forhold til vores tidligere løsning, og ved at digitalisere underskriftsprocessen har vi standardiseret vores arbejdsgange og mindsket risikoen for menneskelige fejl"

siger Torben. Ved at standardisere processerne har de opnået en mere ensartet kvalitet i deres arbejde, hvilket igen øger kundetilfredsheden. De økonomiske besparelser kan nu geninvesteres i andre områder af virksomheden for yderligere vækst og udvikling.

Konklusion

VS Automatics oplevelse med NextSign er et klart eksempel på, hvordan digitalisering og automatisering kan føre til betydelige forbedringer i forretningsprocesser. Ved at vælge en fleksibel og integrerbar løsning har de ikke kun optimeret deres interne processer men også forbedret deres overordnede forretningsresultater.

Hvis din virksomhed overvejer at digitalisere underskriftsprocessen, kan NextSign være den løsning, der hjælper jer med at nå jeres mål. Med fordelene ved fleksibel prissætning, integrationsevne og automatisering er det en investering, der kan betale sig på både kort og lang sigt.