Kundecase: KT Erhvervsbyg A/S optimerer underskriftsprocessen med NextSign

Når virksomheder skal finde digitale løsninger, handler det ofte om at kombinere brugervenlighed, effektivitet og økonomisk fornuft. Det var netop tilfældet for KT Erhvervsbyg A/S, som med deres valg af NextSign har fået en digital underskriftsløsning, der lever op til alle disse krav. Vi har talt med Mads Hvejsel, IT-chef hos KT Erhvervsbyg A/S, om virksomhedens rejse mod en smartere og mere fleksibel hverdag.

Baggrund: Fra udfordringer til løsninger

Hos KT Erhvervsbyg A/S havde man tidligere anvendt en digital underskriftsløsning fra Penneo. Selvom systemet fungerede, oplevede virksomheden flere udfordringer med det eksisterende setup. Ifølge Mads Hvejsel var de to store problemer systemets høje omkostninger og manglende fleksibilitet.

”Vi fandt, at vores tidligere system var både dyrt og ufleksibelt. Det gav os derfor anledning til at søge en ny løsning, der kunne dække vores behov på en smartere måde og samtidig være mere økonomisk,” forklarer han.

Efter en grundig undersøgelse af markedet faldt valget på NextSign – en digital underskriftsløsning, der hurtigt viste sig at være det perfekte match.

Løsningen: Integration med SharePoint

En af de store fordele ved NextSign er deres fleksibilitet og evne til at tilpasse sig kundernes specifikke behov. For KT Erhvervsbyg A/S var en vigtig del af kravspecifikationen, at den nye underskriftsløsning kunne integreres med deres eksisterende SharePoint-løsning.

”Vi har i samarbejde med NextSign fået udviklet en extension til vores Microsoft SharePoint-løsning, som gør, at medarbejderne kan sende filer til underskrift direkte fra SharePoint. Det betyder, at vores medarbejdere ikke behøver at skifte mellem systemer, hvilket sparer tid og skaber en mere gnidningsfri proces,” siger Mads Hvejsel.

Processen er simpel og intuitiv:

• Dokumenter, der skal underskrives, markeres direkte i SharePoint.
• Dokumenterne sendes via NextSign til de relevante parter.
• Når underskrifterne er indhentet, bliver dokumenterne automatisk overført tilbage til den oprindelige mappe i SharePoint, hvor dokumentet indeholder de nødvendige digitale underskrifter.

Denne automatisering sikrer ikke blot effektivitet, men også fuld sporbarhed og struktur, hvilket er essentielt i byggebranchen, hvor mange dokumenter skal håndteres og gemmes korrekt.

Resultater: Effektivitet og besparelser

KT Erhvervsbyg A/S har allerede oplevet flere konkrete fordele ved at skifte til NextSign. En af de mest bemærkelsesværdige er systemets prisstruktur.

”Med NextSign betaler vi fremover kun for forbrug uden binding. Det gør, at vi har langt bedre kontrol over vores omkostninger, og vi slipper for de faste, høje udgifter, som vi havde med vores tidligere system,” forklarer Mads Hvejsel.

Derudover har brugervenligheden vist sig at være en stor fordel for medarbejderne. Den enkle og intuitive integration med SharePoint har gjort, at overgangen til det nye system har været glidende, og medarbejderne har hurtigt taget løsningen til sig.

Et partnerskab baseret på samarbejde

Hos KT Erhvervsbyg A/S har samarbejdet med NextSign været en vigtig del af succesen.

”Vi har haft et rigtig godt samarbejde med NextSign. De har været lydhøre over for vores ønsker og behov og har været hurtige til at levere en skræddersyet løsning. Det har gjort hele processen meget nem og ligetil,” siger Mads Hvejsel.

Han ser frem til, at alle virksomhedens medarbejdere for alvor begynder at bruge systemet, og han er sikker på, at det vil skabe endnu mere effektivitet i den daglige drift.

Perspektiver for fremtiden

Valget af NextSign markerer et skridt mod en mere digital og effektiv fremtid for KT Erhvervsbyg A/S. Med en løsning, der kombinerer brugervenlighed, fleksibilitet og økonomisk fornuft, er virksomheden godt rustet til at optimere deres processer og håndtere de mange krav, der stilles i byggebranchen.

”Vi er meget tilfredse med vores valg af NextSign og glæder os til at se de langsigtede effekter af løsningen. Det er klart, at en fleksibel og prisstærk digital underskriftsløsning som denne gør en stor forskel for os,” afslutter Mads Hvejsel.

Om KT Erhvervsbyg A/S

KT Erhvervsbyg A/S er en førende aktør inden for erhvervsbyggeri i Danmark. Med et fokus på kvalitet, innovation og effektivitet arbejder virksomheden på at levere holdbare og skræddersyede løsninger til deres kunder.

Om NextSign

NextSign er en digital underskriftsløsning, der gør det nemt og sikkert at indhente underskrifter online. Med fokus på fleksibilitet og brugervenlighed hjælper NextSign virksomheder med at optimere deres processer og reducere omkostninger.