Integritetspolicy 

Inledning

NextSign ApS (”vi”, ”oss” eller ”NextSign”) driver NextSign, som är en digital signaturlösning för säker och enkel digital signering av dokument. Denna integritetspolicy beskriver hur vi som personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifter om besökare, användare och kontaktpersoner i samband med drift av våra tjänster. När vi behandlar uppgifter på uppdrag av våra kunder i deras signeringsflöden, är vi personuppgiftsbiträde – se kundens egen integritetspolicy i dessa fall.

Kontaktinformation

Företag: NextSign ApS

Adress:

CVR-nr.: 44 03 75 05

Telefon: +45 7060 4402

Webbplats: www.nextsign.dk

E-post: support@nextsign.dk

Syfte och rättslig grund för behandlingen

Vi behandlar dina uppgifter för att driva, säkra och förbättra vår plattform, ge support, kommunicera med dig och uppfylla våra juridiska skyldigheter.

• Drift och säkerhet av våra webbplatser och signeringstjänst.
• Skapande och administration av användarkonton och kundrelationer.
• Kommunikation och support i samband med förfrågningar.
• Utskick av nyhetsbrev och marknadsföring, när samtycke eller en befintlig kundrelation föreligger.
• Efterlevnad av juridiska skyldigheter, inklusive bokföring och dokumentation.
• Analys och förbättring av våra tjänster och användarupplevelse.
• Teknisk loggning och dokumentation av aktiviteter för att säkerställa drift, felsökning och säkerhet.

Kategorier av personuppgifter

• Vanliga personuppgifter (art. 6): namn, e-post, adress, telefonnummer, IP-adress, inloggnings- och användningsuppgifter.
• Känsliga personuppgifter (art. 9): Vi behandlar som utgångspunkt inte känsliga uppgifter som personuppgiftsansvarig. Om känsliga uppgifter tas emot i samband med support, raderas de omedelbart efter hantering.
• Konfidentiella uppgifter (art. 10): Personnummer kan förekomma, t.ex. om du skapar testfall. Personnummer lagras krypterade och endast så länge det är nödvändigt för ändamålet.

Mottagare av personuppgifter

Vi delar endast personuppgifter med betrodda (under)databehandlare, när det är nödvändigt för drift av vår tjänst – t.ex. hosting, databas, e-post- och SMS-leverantörer samt eID-leverantörer. Alla mottagare är kontraktuellt skyldiga att skydda dina uppgifter och endast behandla dem enligt instruktion från oss.

Överföring till tredjeländer

Vi lagrar som utgångspunkt data inom EU/EES. Om vi använder leverantörer utanför EU/EES, sker det endast där ett giltigt överföringsunderlag (t.ex. EU:s standardavtalsklausuler) föreligger, och där leverantören kan erbjuda en tillräcklig skyddsnivå.

Var dina uppgifter kommer från

Vi samlar in uppgifter främst direkt från dig när du besöker vår webbplats, skapar ett konto eller kontaktar oss. Vi kan också ta emot uppgifter från den organisation du är ansluten till, eller från offentliga källor i samband med uppdatering av företagsdata.

Säkerhet och lagringsperiod

Vi har implementerat tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive kryptering, tillgångskontroll, 2-faktor-inloggning, kontinuerliga säkerhetskopior och detaljerad loggning. Vi lagrar dina uppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål de samlats in för, eller så länge lagstiftningen kräver det. Uppgifter raderas eller anonymiseras när ändamålet inte längre föreligger.

Appar och integrationer

Denna integritetspolicy gäller för NextSign som tjänst – inklusive vår webbplattform och våra appar och integrationer för Microsoft 365: NextSign Integration for word, NextSign Outlook Integration och NextSign Sharepoint Integration. När du använder dessa integrationer behandlar vi de personuppgifter du anger eller ger oss åtkomst till – till exempel dokumentet du skickar för underskrift, mottagarnas namn, e-post och telefonnummer, samt det NextSign-konto du loggar in med – i syfte att skapa och skicka dokument för elektronisk underskrift. Uppgifterna behandlas enligt samma ändamål, rättsliga grunder och säkerhetsåtgärder som beskrivs i resten av denna policy. Integrationerna får endast åtkomst till ditt dokument när du aktivt skickar det via NextSign, och vi använder inte ditt innehåll för andra ändamål.

NextSign för Chrome. Webbläsartillägget NextSign för Chrome skickar PDF- och Word-dokument för signering i NextSign från de sidor du arbetar på. Som standard läser det bara en sida när du själv ber om det: när du högerklickar på en länk till ett dokument eller öppnar tillägget läser det dokumentlänkar och kontaktuppgifter (namn, e-post och telefonnummer) på sidan, så att du kan välja dokument och mottagare. Du kan själv slå på knappen "Skicka för signering" i tillägget. Då frågar Chrome dig en gång om tillägget får åtkomst till alla webbplatser, och därefter läser tillägget sidorna du besöker för att se om sidan visar ett dokument. Det sker bara i din webbläsare: tillägget visar en liten knapp längst ned till höger, och ingenting lämnar webbläsaren förrän du klickar på den. Om du stänger av knappen igen försvinner den, och tillägget lämnar ifrån sig åtkomsten till alla webbplatser. Om dokumentet är öppet i SharePoint, OneDrive, Google Docs, Google Drive eller Dropbox hämtar tillägget filen från tjänsten med din egen inloggning där när du väljer att skicka den, utan att se ditt lösenord. Om du har öppnat ett dokument från din dator i Chrome, till exempel en bifogad fil från ett e-postmeddelande, kan tillägget bara läsa det om du själv har slagit på "Tillåt åtkomst till webbadresser i filen" för tillägget i Chrome. Det läser bara det dokument du väljer att skicka och inga andra filer på din dator. I HubSpot läser det kontakten på den post där du klickar på tilläggets knapp. I Bilinfo läser det ärendets köpare och säljare när du öppnar köpekontraktet, inklusive köparens CPR-nummer. CPR-numret skickas bara till NextSign om CPR-validering är aktiverad för mottagaren eller om det används för leverans till e-Boks. Inget skickas till NextSign förrän du trycker på Skicka. Då skickas dokumentet och de mottagare du har valt till NextSign och vår fillagring i EU, och när du skickar från Bilinfo markerar tillägget ärendet som utskrivet i Bilinfo med din egen inloggning. Tillägget sparar din NextSign-inloggning och dina inställningar lokalt i webbläsaren, inklusive vilka dokument du har dolt knappen för. Din inloggning raderas när du loggar ut, och resten när du tar bort tillägget. Tillägget använder ingen spårning, inga analysverktyg och inga annonser, och uppgifterna används bara för att skicka dokument för signering. Användningen av uppgifter från tillägget följer Chrome Web Stores policy för användardata (Chrome Web Store User Data Policy), inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use).

YouTube

Vi använder YouTube API Services för att publicera våra egna instruktionsvideor på NextSigns YouTube-kanal. Vi använder bara API:et för att ladda upp och hantera våra egna videor. Vi hämtar, lagrar eller delar inte information om YouTube-användare, eller om dig, via YouTube API Services.

Videor på våra egna webbplatser spelas upp från våra egna servrar inom EU och skickar ingen information till YouTube. Vissa äldre inlägg bäddar in videor från YouTube. De laddas först när du har godkänt funktionella cookies, och då gäller YouTubes villkor och Googles integritetspolicy.

När du tittar på våra videor på YouTube gäller YouTubes användarvillkor och Googles integritetspolicy.

Om du har gett en app åtkomst till ditt Google-konto kan du när som helst återkalla åtkomsten på sidan för tredjepartsanslutningar i ditt Google-konto. Du kan också kontakta oss på support@nextsign.dk om du vill att vi raderar information vi har om dig.

Dina rättigheter

• Rätt till insyn i vilka uppgifter vi behandlar om dig.
• Rätt till rättelse av felaktiga uppgifter.
• Rätt till radering av uppgifter i särskilda fall.
• Rätt till begränsning av behandling.
• Rätt till invändning mot behandling baserad på våra legitima intressen.
• Rätt till dataportabilitet.
• Rätt att dra tillbaka samtycke, om behandlingen är baserad på samtycke.
• Rätt att klaga till Datainspektionen.

Datainspektionen

Adress: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Telefon: 33 19 32 00

E-post: dt@datatilsynet.dk

Ändringar av integritetspolicyn

Vi kan kontinuerligt uppdatera denna integritetspolicy, t.ex. om det sker ändringar i lagstiftningen eller i våra tjänster. Den senaste versionen finns alltid på www.nextsign.dk.