Udsend din første sag

Step 1.
Opret din bruger på nextsign via linket www.nextsign.dk/user/register

Step 2.

Vi har automatisk oprettet din første e-mail template, men det kan være en god idé, enten at oprette en ny, eller rette den vi har oprettet for dig til. Dette kan du gøre ved at gå til
-> Kontrolpanel
-> Email skabeloner
-> Redigér / Opret
-> Se evt vores guide til at oprette en e-mail skabelon.

Step 3.

Du er nu klar til at oprette og udsende din første sag. Tryk på ”Opret sag” øverst i venstre side. På opret sag siden spørger den hvordan du vil oprette din sag, i første omgang kan det være en god idé at starte med vores standard version, som er en helt normal oprettelse. Du klikker derfor på ”Opret sag” som er den første løsning.

Step 4.

Du er ved at oprette din første sag, udfyld sagens indstillinger for at komme i gang – Vi har taget stilling til de mest benyttede indstillinger, så du kan blot udfylde navn og email skabelon, så er du videre. Men vil du gå i dybden med sagen, så kan du se mere herunder.

Sagsnavn: Vælg titlen på din sag, som du senere kan søge efter, på dit overblik.

Mappe: Vælg hvilken mappe sagen skal tilhøre, som standard vælges ”Default”, dette er din kontos standard mappe. Ønsker du at oprette en ny mappe til denne sag, kan det gøres direkte herfra. Mapper benyttes oftest til at kategorisere sager, og bestemme hvem i din organisation der skal kunne tilgå sagen.

Email: Vælg hvilken skabelon du vil sende ud fra, dette er mere specifikt den e-mail vi sender til modtageren, f.eks. kan du lave en e-mail skabelon som hedder ”Bestyrelsesreferat” og som er lavet udelukkende til at udsende dine referater, det giver en unik tekst og forståelse for modtageren af hvilket dokument du har sendt dem.

Sletning: Vælg hvornår sagen skal slettes fra NextSign, som standard vælges ”Skal ikke slettes”, dette betyder at vi ikke automatisk sletter din sag, men at du altid senere kan sortere i dine sager og slette dem du ikke ønsker at have liggende hos os. Hvis du vælger ”Skal slettes” kan du vælge hvor mange dage din sag skal ligge på vores servere. Vi giver dig automatisk en notifikation på mail når der er 7 dage til at din sag bliver slettet.

Valideringsmetoder: Vælg hvilken identificeringsform du vil tilbyde dine underskrivere, vi tilbyder i dag valideringsmetoder som MitID, Svensk Bankid, MitID Erhverv samt NextSign Touch Underskrift. E-Ids som Mitid er altid mere sikre og juridisk godkendte, lad feltet stå hvis du er i tvivl, da systemet selv finder ud af hvordan din modtager helst vil identificere sig.

Påmindelser: Her kan du vælge hvorvidt du vil sende dine modtagere påmindelser om sagen automatisk, hvis du tilvælger påmindelser, har du mulighed for at vælge hvor mange dage der skal gå mellem hver påmindelse, samt hvor mange du i alt vil udsende. Som standard sender vi 2 påmindelser, med 3 dages mellemrum.

Step 5.

Her har du mulighed for at vælge sagens modtagere, du kan tilføje så mange modtagere som du har lyst, og du bliver afregnet i kreditter ved underskriftstidspunktet, det vil sige at du ikke skal være bange for at komme til at lave en fejl – du bliver kun trukket i kreditter hvis din modtager underskriver dokumenterne.

Hver modtager har forskellige indstillinger som du kan læse om herunder:

Email: Vælg modtagerens email, vi sender en mail med link til underskrift til denne mail, og du kan se fra sagens kontrolpanel, hvorvidt personen har modtaget mailen.

Vi registrerer kontaktpersoner du har sendt sager ud til, og gør det automatisk nemmere for dig, at udsende sager til de samme personer igen senere.

Navn: Vælg modtagerens navn, navnet bruges udelukkende i identifikationsprocessen så snart en modtager har gennemgået verificeringen med MitID, vil deres navn automatisk blive opdateret til deres juridiske navn i folkeregistret.

Skal CPR valideres: Denne funktion skal typisk være fravalgt, men er man ved at udsende vigtige dokumenter med personfølsomme oplysninger, kan det være rart at være sikker på at enhver person der får fat i underskriftslinket, ikke kan tilgå disse. Ved at tilvælge Skal CPR valideres, kan du altså undgå at andre personer end den med dette CPR-nummer kan læse dokumenterne. Det kræver dog at modtageren identificerer sig selv via et eID inden dokumentaflæsningen.

Den juridiske gyldighed er det samme som hvis du ikke vælger ”Skal CPR Valideres”

Skal underskrive: Her vælger du hvorvidt en person skal underskrive sagens dokumenter, fravælger du denne, bliver personen blot ”cc’et” på sagen, og får alle relevante e-mails tilsendt.

Step 6.

Upload de dokumenter du ønsker signeret via NextSign, her kan du uploade både PDF’er eller Word filer, vi konvertere automatisk en word fil om til en PDF, og gør det nemt for dig at sende filer afsted, uden at skulle tage stilling til filtypen.

Når du har uploadet dine dokumenter, kan du trykke på ”Send dokumenter”, også er din sag sendt afsted og du kan læne dig stille og roligt tilbage, mens systemet klarer resten.