Introduktion til Presets i NextSign – den nemmeste måde at standardisere jeres forsendelser

NextSign har introduceret en ny funktion: Presets. Med presets kan din virksomhed oprette faste forudindstillinger til jeres mest almindelige sagstyper. Det betyder hurtigere oprettelse af sager, færre fejl og mindre behov for at medarbejdere manuelt vælger de korrekte indstillinger hver gang.

Hvorfor bruge Presets?

Når mange medarbejdere sender dokumenter ud til underskrift, kan der hurtigt opstå forskelle i, hvordan sagerne konfigureres. Presets giver jer mulighed for at standardisere hele processen:

• Automatisk valg af korrekte indstillinger
• Mindre risiko for fejl
• Hurtigere arbejdsgang, især for nye medarbejdere
• Konsistens i både kommunikation og håndtering af dokumenter

Resultatet er et mere strømlinet workflow og en markant reduceret mental belastning, fordi dine ansatte ikke skal tænke over hver eneste lille indstilling ved oprettelse af en sag.

Sådan opsætter du et nyt preset

Følg denne enkle trin-for-trin guide for at oprette jeres første preset.

1. Gå til din virksomheds konto. Her finder du alle administrationsværktøjerne.
2. Åbn menuen i venstre side. Her vil du se et nyt menupunkt kaldet “Forudinstillinger” – også kendt som Presets.
3. Tryk på “Opret” og udfyld følgende felter:
   1. Preset navn
      Dette er navnet, du og dine medarbejdere vil se, når I vælger en sagstype. Eksempel: “Ansættelsesaftale” eller “Kontrakt – Leverandør”.
   2. Sprog
      Vælg hvilket sprog denne sagstype oftest sendes ud i. Modtageren kan stadig vælge et andet sprog, men selve underskriftsdokumentet genereres i det valgte sprog.
   3. Mappe
      Angiv hvilken mappe dokumenter af denne type skal placeres i. For eksempel kan en ansættelsesaftale automatisk arkiveres i mappen “Ansættelser”, så medarbejderne slipper for at vælge mappe manuelt.
   4. Kommunikation
      Vælg den kommunikations-skabelon, der skal bruges for denne sagstype. Det kunne være en e-mail-skabelon som “Ansættelsesaftaler – standardtekst”.
   5. Valideringsmetoder
      Definér hvilke verificeringsmetoder der skal være tilgængelige ved underskrift. Eksempler: MitID, BankID Sverige m.fl.
   6. Påmindelser
      Slå automatiske påmindelser til eller fra. Hvis aktiveret, kan du angive:
      • Hvor mange dage der skal gå mellem hver påmindelse
      • Hvor mange påmindelser systemet må sende
   7. Sletning
      Vælg om sager oprettet med dette preset skal slettes automatisk efter en periode. Dette hjælper især med dataminimering og orden i dokumentarkivet.

Skjul udfyldte felter – gør workflowet endnu enklere

Nederst i opsætningen af et preset finder du valgmuligheden “Skjul udfyldte felter”. Når denne er aktiveret, vil medarbejdere ikke kunne ændre de indstillinger, der allerede er defineret i preset’et.

Det giver et rent og simpelt interface, hvor medarbejdere kun skal fokusere på at vælge modtagere og dokumenter – resten sørger preset’et for.

Indstillingerne kan dog altid ses og ændres, hvis man manuelt fravælger preset’et på en sag.